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Gesonderte Aufzeichnungspflicht eines Unternehmers bei Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer

Nutzt ein Unternehmer ein häusliches Arbeitszimmer, muss er seine Aufwendungen für das Arbeitszimmer gesondert aufzeichnen. Dies gilt sowohl für die Bilanzierung als auch für die Einnahmen-Überschussrechnung. Bei der Einnahmen-Überschussrechnung muss er die Aufwendungen zeitnah in einer besonderen Spalte seiner Aufzeichnungen oder zumindest gebündelt in einem gesonderten schriftlichen oder digitalen Dokument aufzeichnen.Hintergrund: Bestimmte Betriebsausgaben sind nicht oder nur beschränkt abziehbar, z.B. Geschenke an Geschäftsfreunde, Bewirtungsaufwendungen, sog. Repräsentationsaufwendungen oder Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer. Für diese Aufwendungen besteht die Pflicht, sie einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen.Sachverhalt: Der Kläger war Unternehmer. Er ermittelte seinen Gewinn durch Einnahmen-Überschussrechnung, d.h. nach Zufluss- und Abflussgesichtspunkten. Für seine unternehmerische Tätigkeit im Streitjahr 2017 nutzte er in seinem Einfamilienhaus das Dachgeschoss sowie eine Bibliothek im Erdgeschoss als Arbeitszimmer und machte die hierauf entfallenden Aufwendungen als Betriebsausgaben geltend. Das Finanzamt erkannte die Aufwendungen für das Arbeitszimmer aufgrund einer Abweichung bei der Flächenberechnung nur teilweise an. Hiergegen legte der Kläger Einspruch ein und erhob anschließend Klage beim Finanzgericht (FG). Im Klageverfahren wurde der Kläger aufgefordert, eine Aufstellung seiner Aufwendungen für das Arbeitszimmer vorzulegen. Der Kläger reichte eine entsprechende Aufstellung ein, allerdings ohne die anteilige Abschreibung; er teilte dem FG mit, dass er die Aufstellung erst im Rahmen seiner Steuererklärung für das Jahr 2017 erstellt habe. Das Finanzgericht wies die Klage ab und begründete dies mit einem Verstoß gegen die gesonderte Aufzeichnungspflicht. Entscheidung: Der Bundesfinanzhof (BFH) wies die Klage ebenfalls ab: Der Kläger hat die gesonderte Aufzeichnungspflicht, die für Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer gilt, nicht beachtet. Bei einer Einnahmen-Überschussrechnung müssen die Aufwendungen einzeln und zeitnah in einer besonderen Spalte der Ausgabenaufzeichnungen, zumindest aber gebündelt in einem gesonderten schriftlichen oder digitalen Dokument, aufgezeichnet werden. Es genügt auch eine geordnete Belegsammlung mit unterjähriger zusätzlicher periodisch zeitnaher Eintragung der Summe in die entsprechende Spalte eines Journals. Die Aufzeichnung des Klägers war zum einen nicht zeitnah erstellt worden. Der Kläger hat die zugrunde liegenden Belege über das Jahr gesammelt und erst im Rahmen der Erstellung der Steuererklärung 2017 die Aufstellung über sämtliche Gebäudekosten gefertigt. Dies reicht nicht, da „zeitnah“ eine Aufzeichnung innerhalb von zehn Tagen, maximal innerhalb eines Monats bedeutet. Außerdem war die Aufstellung nicht vollständig, da in der Aufstellung die anteilige Abschreibung fehlte. Aufgrund der Verletzung der gesonderten Aufzeichnungspflicht waren die Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer nicht anzuerkennen. Der BFH konnte aber aus verfahrensrechtlichen Gründen ebenso wenig wie das FG eine sog. Verböserung vornehmen; soweit das Finanzamt die Aufwendungen also anerkannt hatte, blieb es dabei. Hinweise: Das Urteil macht deutlich, dass die gesonderte Aufzeichnungspflicht für Aufwendungen, die nach dem Gesetz nicht oder nur beschränkt abziehbar sind, ernst zu nehmen ist. Denn bereits der Verstoß gegen die gesonderte Aufzeichnungspflicht führt zur vollständigen Versagung des Betriebsausgabenabzugs, selbst wenn die Aufwendungen an sich teilweise abziehbar wären.Das Urteil betrifft die Gewinnermittlung durch Einnahmen-Überschussrechnung. Bei der Bilanzierung müssen die Aufwendungen für das Arbeitszimmer ebenfalls gesondert, nämlich auf einem gesonderten Konto der Buchführung aufgezeichnet werden, das zu den nicht oder nur beschränkt abziehbaren Betriebsausgaben gehört. Im Bereich der Einnahmen-Überschussrechnung genügt eine bloße Belegsammlung nicht. Es genügt auch nicht, die Aufwendungen und die anteilige Abschreibung nur im Formular für die Einnahmen-Überschussrechnung einzutragen. Die gesonderte Aufzeichnung soll eine klare Abgrenzung des betrieblichen vom privaten Bereich ermöglichen, so dass das Finanzamt diese Konten bzw. Aufzeichnungen gezielt überprüfen kann, um festzustellen, ob die Voraussetzungen der (teilweisen) Nichtabziehbarkeit vorliegen.Quelle: BFH, Urteil vom 24.3.2026 – VIII R 6/24; NWB